eFTI od 2027 roku. Czy papierowe dokumenty transportowe naprawdę znikną?

9 lipca 2027 roku ma być ważną datą dla cyfryzacji europejskiego transportu.

Od tego dnia właściwe organy państw członkowskich UE będą musiały akceptować informacje regulacyjne dotyczące transportu towarowego, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się przekazać je elektronicznie za pośrednictwem certyfikowanej platformy eFTI.

Brzmi jak koniec papierowych dokumentów?

Nie do końca.

eFTI nie wprowadza od 9 lipca 2027 r. obowiązku całkowitego przejścia firm na dokumentację elektroniczną.

Przedsiębiorcy nadal będą mogli przekazywać wymagane informacje w formie papierowej. Zmiana polega przede wszystkim na tym, że administracja nie będzie mogła odrzucić elektronicznej formy tylko dlatego, że do tej pory posługiwała się papierem. Jeżeli firma korzysta z rozwiązania zgodnego z eFTI, właściwy organ będzie musiał być w stanie takie dane odebrać i przetworzyć.

To może wyglądać jak niewielka różnica prawna.

W praktyce może jednak otworzyć drogę do znacznie szerszej cyfryzacji dokumentacji transportowej w całej Unii.

Najważniejsze informacje

1. eFTI oznacza Electronic Freight Transport Information, czyli elektroniczne informacje dotyczące transportu towarowego,
2. system obejmuje transport drogowy, kolejowy, lotniczy i śródlądowy,
3. od 9 lipca 2027 r. organy państw UE będą musiały akceptować objęte przepisami dane udostępniane przez certyfikowane platformy eFTI,
4. firmy nie będą miały ogólnego obowiązku przejścia z papieru na eFTI,
5. jeżeli przedsiębiorca wybierze formę elektroniczną w ramach eFTI, będzie musiał korzystać z certyfikowanej platformy,
6. dane mają być dostępne dla organów przez bezpieczne, elektroniczne połączenie,
7. system może wykorzystywać informacje znajdujące się już w rozwiązaniach firmowych, takich jak TMS czy ERP,
8. eFTI nie jest tym samym co e-CMR.

Czym właściwie jest eFTI?

eFTI nie jest jednym centralnym unijnym programem, do którego każda firma transportowa będzie musiała się zalogować.

To przede wszystkim wspólny unijny framework wymiany danych.

Jego zadaniem jest stworzenie jednolonych zasad, dzięki którym informacje wymagane przepisami transportowymi będą mogły być przekazywane elektronicznie pomiędzy przedsiębiorcami a właściwymi organami w różnych państwach UE.

Dane będą przechowywane na certyfikowanych platformach eFTI. Platformy mogą być integrowane z rozwiązaniami informatycznymi wykorzystywanymi już przez firmy. Komisja wskazuje wprost, że przy tworzeniu zbiorów eFTI powinno być możliwe ponowne wykorzystanie informacji znajdujących się m.in. w systemach ERP i TMS oraz wykorzystywanych przy obsłudze dokumentów przewozowych i zleceń transportowych.

To ważne.

Docelowo ideą nie jest przepisywanie tych samych danych do kolejnego formularza, ale wykorzystanie informacji, które już istnieją w cyfrowym obiegu firmy.

Co dokładnie zmieni się 9 lipca 2027 roku?

Najważniejsza zmiana dotyczy administracji.

Od 9 lipca 2027 r. rozporządzenie eFTI ma być stosowane w pełnym zakresie, a właściwe organy państw członkowskich będą zobowiązane do przyjmowania objętych nim informacji przekazywanych elektronicznie poprzez certyfikowane platformy.

Dziś przedsiębiorca może posiadać informacje transportowe w systemie elektronicznym, a podczas kontroli nadal zetknąć się z procesem opartym na papierze lub rozwiązaniach charakterystycznych dla konkretnego państwa.

eFTI ma stopniowo zlikwidować właśnie ten problem.

Elektroniczna informacja zgodna ze standardem eFTI ma być możliwa do wykorzystania przez właściwe organy niezależnie od państwa UE, w którym odbywa się kontrola.

Wspólne procedury dotyczą między innymi sposobu identyfikowania danych, dostępu organów oraz ich bezpiecznego przetwarzania.

Czy firmy będą musiały zrezygnować z papieru?

Nie.

To jeden z najważniejszych elementów nowych regulacji.

Przedsiębiorcy nie mają ogólnego obowiązku udostępniania informacji organom drogą elektroniczną. Jeżeli chcą, mogą nadal przedstawiać objęte regulacją informacje w formie papierowej.

Obowiązek pojawia się po stronie administracji:

jeżeli firma zdecyduje się korzystać z eFTI zgodnie z wymaganiami rozporządzenia, organ musi zaakceptować taką formę.

Dlatego rok 2027 lepiej traktować nie jako „zakaz papieru”, lecz jako moment, w którym elektroniczne przekazywanie objętych eFTI informacji zyska wspólne ramy prawne i techniczne w całej UE.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się korzystać z certyfikowanego rozwiązania eFTI, właściwy organ nie będzie mógł odmówić przyjęcia danych tylko dlatego, że zostały przekazane elektronicznie. A to może być znacznie ważniejsze dla rynku niż formalny nakaz cyfryzacji.

eFTI to nie to samo co e-CMR

Te dwa pojęcia dotyczą cyfryzacji transportu, ale nie oznaczają tego samego.

e-CMR jest elektroniczną formą listu przewozowego CMR, wykorzystywanego pomiędzy uczestnikami międzynarodowego przewozu drogowego.

eFTI tworzy natomiast ramy do elektronicznego udostępniania określonych informacji regulacyjnych właściwym organom publicznym.

Rozporządzenie eFTI nie zastępuje e-CMR i nie ustanawia ogólnych zasad dotyczących elektronicznej formy komercyjnych dokumentów przewozowych.

Część informacji może się jednak pokrywać.

Dane znajdujące się już w liście przewozowym, zleceniu transportowym, TMS czy ERP mogą być ponownie wykorzystane do utworzenia zestawu informacji przekazywanego w ramach eFTI.

W praktyce oba rozwiązania wpisują się więc w ten sam kierunek cyfryzacji transportu, ale mają inne funkcje:

1. e-CMR dotyczy przede wszystkim elektronicznego listu przewozowego,
2. eFTI dotyczy elektronicznego udostępniania wymaganych prawem informacji organom publicznym.

Jak będzie wyglądała kontrola?

Jednym z najciekawszych elementów eFTI jest sposób udostępniania informacji organom.

Dane nie muszą być przekazywane za każdym razem w postaci pliku PDF przechowywanego na telefonie kierowcy.

System opiera się na dostępie do danych znajdujących się na certyfikowanej platformie eFTI.

Podczas kontroli przedsiębiorca będzie mógł przekazać unikalny elektroniczny identyfikator prowadzący do informacji dotyczących konkretnego transportu. Przepisy przewidują możliwość przekazywania takiego identyfikatora w formacie możliwym do odczytu maszynowego, np. za pomocą rozwiązania wyświetlanego na urządzeniu elektronicznym lub na nośniku fizycznym.

Organ będzie następnie uzyskiwał dostęp do wymaganych danych poprzez własny system.

Jeżeli potrzebna będzie wersja czytelna dla człowieka, informacje również mają być możliwe do wyświetlenia na urządzeniu przedsiębiorcy.

Dla kierowcy może to oznaczać mniej dokumentów, które trzeba wozić i fizycznie przekazywać podczas kontroli.

Ale pod jednym warunkiem:

dane w systemie muszą być prawidłowe, aktualne i dostępne.

Dlaczego potrzebne są certyfikowane platformy?

UE nie chce, żeby każdy przedsiębiorca przekazywał dane administracji w dowolnym formacie i poprzez dowolną aplikację.

Dlatego podstawą systemu mają być certyfikowane platformy eFTI.

Przepisy określają m.in. wymagania dotyczące:

1. bezpieczeństwa danych,
2. kontroli dostępu,
3. identyfikacji użytkowników,
4. integralności informacji,
5. rejestrowania operacji,
6. udostępniania danych właściwym organom.

W listopadzie 2025 r. Komisja przyjęła szczegółowe wymagania funkcjonalne dla platform eFTI. Certyfikat platformy wydany zgodnie z unijnym systemem ma być uznawany we wszystkich państwach członkowskich.

Oznacza to, że firma działająca międzynarodowo nie powinna potrzebować oddzielnego rozwiązania dla każdego państwa UE.

Czy trzeba będzie zmienić TMS?

Niekoniecznie.

To jeden z bardziej praktycznych aspektów całego projektu.

Unijne wymagania zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić wykorzystywanie istniejących rozwiązań informatycznych. Komisja wprost wskazuje na możliwość ponownego wykorzystania danych z systemów ERP, TMS czy systemów służących do obsługi zleceń i dokumentów przewozowych.

Nie oznacza to jednak, że każdy obecny TMS automatycznie stanie się platformą eFTI.

Możliwe są różne modele:

1. system firmy może zostać zintegrowany z zewnętrzną certyfikowaną platformą,
2. dostawca obecnego TMS może rozbudować system o obsługę eFTI,
3. przedsiębiorca może korzystać z usług zewnętrznego dostawcy.

Dlatego przed zakupem kolejnego rozwiązania warto najpierw sprawdzić plany obecnego dostawcy oprogramowania.

Co już obowiązuje, a na co jeszcze czekamy?

Proces wdrażania eFTI jest rozłożony na kilka lat.

Pierwsze akty wykonawcze i delegowane weszły w życie w styczniu 2025 r. Określiły m.in. wspólny zbiór danych eFTI oraz zasady dostępu administracji do danych.

W listopadzie 2025 r. przyjęto kolejne przepisy dotyczące wymagań funkcjonalnych dla platform eFTI.

Od 2026 r. platformy i dostawcy usług mogą przygotowywać rozwiązania do działania, a administracje państw członkowskich mogą rozwijać własną infrastrukturę i przygotowywać się do przyjmowania danych.

Proces nie jest jednak jeszcze zakończony.

Według harmonogramu Komisji do grudnia 2026 r. mają zostać przyjęte pozostałe specyfikacje wykonawcze, w tym dalsze szczegółowe wymagania techniczne oraz zasady certyfikacji.

Dlatego w sierpniu 2026 r. jest jeszcze za wcześnie, żeby wskazywać konkretne platformy jako ostateczny standard dla całego rynku.

Co eFTI może zmienić w codziennej pracy spedytora?

Największą korzyścią może nie być samo usunięcie kartki papieru.

Znacznie ważniejsze jest ograniczenie wielokrotnego przepisywania tych samych informacji.

Dzisiaj podobne dane dotyczące jednego transportu mogą pojawiać się w:

1. TMS,
2. zleceniu transportowym,
3. liście przewozowym,
4. dokumentach klienta,
5. wiadomościach e-mail,
6. formularzach wymaganych przez administrację.

Każde kolejne ręczne przepisanie danych to kolejne miejsce, w którym może pojawić się błąd.

Jeżeli informacje znajdujące się już w systemie firmy będzie można wykorzystać również do udostępnienia danych właściwemu organowi, część takich operacji może zniknąć.

To właśnie tutaj eFTI może mieć największe znaczenie operacyjne.

Co może zmienić się dla przewoźnika i kierowcy?

Dla przewoźnika istotna będzie przede wszystkim możliwość elektronicznego przedstawienia wymaganych informacji podczas kontroli.

Dla kierowcy potencjalnym efektem jest mniejsza zależność od kompletu fizycznych dokumentów znajdujących się w kabinie.

Nie oznacza to jednak, że od lipca 2027 r. kierowca może po prostu wyjechać bez dokumentów.

Zakres wymaganej dokumentacji zależy od konkretnego transportu, rodzaju towaru, państwa, procedury oraz innych regulacji.

eFTI daje nowy sposób przedstawiania określonych informacji administracji. Nie usuwa automatycznie wszystkich pozostałych obowiązków dokumentacyjnych.

Czy warto przygotowywać się już teraz?

Tak, ale nie przez kupowanie pierwszego systemu oznaczonego hasłem „eFTI ready”.

Na rok przed pełnym stosowaniem przepisów ważniejsze jest uporządkowanie danych.

Firma może już teraz sprawdzić:

1. gdzie powstają podstawowe dane dotyczące transportu,
2. które informacje są nadal przepisywane ręcznie,
3. czy TMS i pozostałe systemy mogą wymieniać dane przez integracje,
4. kto odpowiada za aktualność informacji,
5. gdzie przechowywane są dokumenty i dane z zakończonych transportów,
6. jakie plany dotyczące eFTI ma dostawca obecnego TMS,
7. które procesy nadal są całkowicie papierowe.

To dobry moment na rozmowę z dostawcą oprogramowania.

Nie trzeba jeszcze wiedzieć, z której platformy eFTI firma będzie korzystać w 2027 r.

Warto natomiast wiedzieć, czy obecny system będzie można z takim środowiskiem połączyć.

Czy papier zniknie z transportu?

Nie 9 lipca 2027 roku.

Być może nawet nie przez kilka kolejnych lat.

eFTI tworzy jednak coś, czego wcześniej na rynku europejskim brakowało - wspólne podstawy prawne i techniczne do tego, żeby administracja w całej UE mogła pracować na cyfrowych danych transportowych.

Przedsiębiorcy zachowują wybór między papierem a rozwiązaniem elektronicznym.

Jeżeli jednak elektroniczny model okaże się szybszy, prostszy i łatwiejszy do zintegrowania z TMS, dla wielu firm pytanie może z czasem przestać brzmieć:

„czy musimy przejść na eFTI?”

i zmienić się w:

„po co nadal drukujemy dane, które już mamy w systemie?”

Komentarz eXportsy

Cyfryzacja transportu od lat postępuje fragmentami.

Osobno digitalizowane są zlecenia, listy przewozowe, odprawy, awizacje, monitoring czy rozliczenia. Problem w tym, że poszczególne systemy nie zawsze potrafią ze sobą rozmawiać, a administracje różnych państw korzystają z różnych procedur.

eFTI nie rozwiąże tego z dnia na dzień.

Może jednak stworzyć wspólny standard dla jednego z najważniejszych elementów całego procesu - przekazywania wymaganych informacji transportowych organom publicznym.

Dlatego 9 lipca 2027 r. nie będzie końcem papierowego transportu.

Może natomiast być początkiem momentu, w którym korzystanie z papieru coraz częściej będzie wyborem, a nie koniecznością.

FAQ

Co oznacza eFTI?

eFTI to Electronic Freight Transport Information, czyli elektroniczne informacje dotyczące transportu towarowego. System tworzy unijne zasady elektronicznej wymiany określonych informacji regulacyjnych między przedsiębiorcami a właściwymi organami.

Od kiedy eFTI zacznie w pełni obowiązywać?

Od 9 lipca 2027 r. organy państw członkowskich będą musiały akceptować informacje udostępniane przez przedsiębiorców za pośrednictwem certyfikowanych platform eFTI.

Czy od 9 lipca 2027 r. dokumenty papierowe będą zakazane?

Nie. Przedsiębiorcy nadal zachowają możliwość przedstawiania informacji w formie papierowej. Elektroniczne przekazywanie danych przez eFTI pozostaje po stronie firm dobrowolne.

Czy eFTI to elektroniczny CMR?

Nie. e-CMR jest elektroniczną formą listu przewozowego CMR wykorzystywanego pomiędzy uczestnikami przewozu. eFTI dotyczy natomiast elektronicznego udostępniania określonych informacji regulacyjnych właściwym organom publicznym.

Część danych wykorzystywanych w obu rozwiązaniach może się pokrywać, ale eFTI nie zastępuje e-CMR i nie jest jego nową wersją.

Czy eFTI dotyczy tylko transportu drogowego?

Nie. System obejmuje również transport kolejowy, lotniczy i żeglugę śródlądową.

Czy trzeba będzie korzystać ze specjalnej platformy?

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się przekazywać informacje elektronicznie w ramach eFTI, dane będą musiały być przetwarzane przez certyfikowaną platformę eFTI i, w odpowiednich przypadkach, certyfikowanego dostawcę usług.

Czy obecny TMS będzie można połączyć z eFTI?

Taki jest kierunek projektowanych rozwiązań. Unijne przepisy przewidują możliwość wykorzystywania i ponownego użycia danych z istniejących systemów firmowych, takich jak TMS czy ERP. Konkretna możliwość integracji będzie jednak zależała od dostawcy danego systemu i wybranego rozwiązania eFTI.

Czy wszystkie szczegóły techniczne eFTI są już znane?

Nie. Część regulacji została już przyjęta, w tym wspólny zbiór danych oraz wymagania funkcjonalne dla platform, ale według harmonogramu Komisji pozostałe specyfikacje i zasady certyfikacji mają zostać uzupełnione do grudnia 2026 r.

Stan informacji: 13 sierpnia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny. Szczegółowe wymagania techniczne dotyczące eFTI nadal są rozwijane, dlatego przed wdrożeniem konkretnego rozwiązania warto zweryfikować aktualne przepisy i komunikaty Komisji Europejskiej.