Jeśli pracujesz w Transportcie, Spedycji i Logistyce, prawdopodobnie spotkałeś się już z opiniami, że dzwonienie do klientów może być szybsze i bardziej skuteczne niż wysyłanie e-maili. Ale czy to rzeczywiście prawda?
Rozważmy najpierw zalety dzwonienia:
- Efektywność w pilnych sprawach – Dzwonienie jest bardziej efektywne w przypadku pilnych spraw, gdzie czas jest kluczowy.
- Feedback w czasie rzeczywistym – Jeśli potrzebujemy szybkiej odpowiedzi na nasze pytanie, prawdopodobnie najszybszym sposobem na jej uzyskanie jest rozmowa telefoniczna, która wyeliminuje czas oczekiwania, aż klient sprawdzi pocztę e-mail lub wiadomość tekstową.
- Jasna komunikacja – Podczas rozmowy telefonicznej łatwo jest wyjaśnić skomplikowane kwestie. Ponadto, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo jakiegokolwiek nieporozumienia lub błędnej interpretacji.
Każde rozwiązanie ma jakieś wady, dzwonienie także:
- Natręctwo – Dzwonienie może przerywać klientom w nieodpowiednich momentach, co może być postrzegane jako uciążliwe.
- Bariera językowa – W przypadku skomplikowanych informacji lub technicznych szczegółów łatwiej o nieporozumienia, które trudniej skorygować bez pisemnego zapisu i tutaj z pomocą mogą przyjść maile lub smsy.
- Brak dokumentacji – W przeciwieństwie do maili, rozmowy telefoniczne nie pozostawiają łatwej do przeszukania dokumentacji, co może utrudniać śledzenie ustaleń.
A co z zaletami e-maili?
- Efektywna komunikacja – Jasne i zwięzłe maile ułatwiają zrozumienie przekazywanych informacji, co jest kluczowe w branży, gdzie precyzja i terminowość są bardzo ważne.
- Lepsza organizacja – Maile mogą służyć jako dokumentacja i odniesienie, co ułatwia śledzenie ustaleń.
- Budowanie zaufania – Profesjonalne maile, w których jasno przedstawiamy swoje założenia i ustalenia budują zaufanie i wzmacniają relacje z klientami. Jasna i uprzejma komunikacja pokazuje, że firma jest rzetelna i dba o swoich klientów.
Wady:
- Czasochłonność – Pisanie spersonalizowanych, dobrze przemyślanych maili może być czasochłonne, zwłaszcza w przypadku dużej liczby klientów lub skomplikowanych spraw. Dodatkowo, często używany złożony, formalny język nie pomaga w skróceniu czasu pisania.
- Problemy techniczne – Maile mogą nie dotrzeć do odbiorcy z powodu problemów technicznych, takich jak filtry antyspamowe, błędne adresy e-mail czy problemy z serwerem.
- Brak możliwości natychmiastowego dostosowania przekazu – W przypadku maili trudniej jest dostosować treść komunikatu do reakcji klienta w czasie rzeczywistym, co jest możliwe podczas rozmów telefonicznych czy spotkań.
Jak widać zarówno wysyłanie maili jak i dzwonienie mają swoje zalety i wady. To, jak będziemy się komunikować w pracy zależy tylko od nas samych. Warto dowiedzieć się, co preferują nasi Klienci i w miarę możliwości dostosować formę komunikacji pod Klienta.
Co jeszcze można dodać do tej listy i jaki jest Twój sposób komunikacji z Klientami w branży? Daj nam znać w komentarzu!
