Prowadzenie firmy transportowej to balansowanie na cienkiej linie między terminowością, rentownością a coraz bardziej skomplikowanymi przepisami prawa. W branży, gdzie liczy się czas, precyzja i zaufanie, jedna błędna decyzja lub przeoczenie może kosztować więcej niż cały zysk z kontraktu. Nawet doświadczeni przewoźnicy i spedytorzy nie są wolni od ryzyka – dlatego dziś przyglądamy się, jakie są najczęstsze pułapki czyhające na firmę transportową, oraz podpowiadamy, jak skutecznie się przed nimi bronić.
1. Fałszywi kontrahenci i wyłudzenia transportowe
Branża TSL od lat znajduje się na celowniku przestępców gospodarczych. Coraz częściej spotykamy się z sytuacjami, gdzie fałszywy zleceniodawca zamawia usługę przewozu, podstawiany jest nieuczciwy kierowca, a towar znika bez śladu. Wzrost liczby takich wyłudzeń odnotowuje się szczególnie na giełdach transportowych i w przewozach międzynarodowych.
Jak minimalizować ryzyko?
✔️ Weryfikuj kontrahenta – sprawdzaj NIP, KRS, historię w bazach dłużników i opinie w środowisku branżowym.
✔️ Nie przyjmuj zaliczek i nie przekazuj wrażliwych danych (np. dokumentów pojazdu) przy pierwszym zleceniu bez weryfikacji.
✔️ Zabezpiecz się umową – precyzyjnie określ odpowiedzialność, warunki odbioru i dostawy, procedury reklamacyjne.
Ważne: Konwencja CMR (art. 4) dopuszcza ustalenie warunków przewozu na piśmie – dobrze przygotowana dokumentacja to pierwszy krok do obrony przed oszustwem.
2. Nieświadome złamanie przepisów – czas pracy, kabotaż, dokumentacja
W transporcie międzynarodowym szczególnie łatwo o nieumyślne naruszenie przepisów. Wystarczy nieaktualna wiedza na temat Pakietu Mobilności, przepisów dotyczących kabotażu, czy brak kontroli nad czasem pracy kierowców, by narazić firmę na wysokie kary administracyjne.
Co zrobić?
✔️ Regularnie szkol kierowców i dyspozytorów z zakresu czasu pracy, przepisów o tachografach, zasad przewozów kabotażowych.
✔️ Korzystaj z oprogramowania wspierającego ewidencję czasu pracy i analizę danych z tachografów.
✔️ Śledź zmiany prawne – przykładowo, nieprzestrzeganie przepisów kabotażowych może skończyć się nie tylko karą finansową, ale także, w niektórych krajac, czasowym zakazem wykonywania przewozów, o ile taką decyzję podejmą odpowiednie służby administracyjne (zgodnie z rozporządzeniem WE nr 1072/2009 i przepisami krajowymi).
3. Błędy w dokumentacji – listy CMR i zlecenia transportowe
Brak dokładności w wypełnianiu dokumentów przewozowych to jedna z najczęstszych przyczyn problemów z reklamacją szkody, windykacją należności czy sporów o odpowiedzialność.
Kluczowe zasady:
✔️ Wypełniaj rzetelnie każdy list CMR – szczególną uwagę zwróć na dane nadawcy, odbiorcy, rodzaj towaru, masę i uwagi o stanie przesyłki.
✔️ Zawsze przechowuj kopie listów przewozowych i potwierdzeń odbioru towaru.
✔️ Ustal standardy dokumentacyjne w firmie – nie zostawiaj tego w gestii samego kierowcy.
Praktyka pokazuje: Brak podpisu na liście CMR lub nieprecyzyjne dane mogą skutecznie zablokować możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń odszkodowawczych.
4. Opóźnienia w płatnościach i zatory finansowe
Zatory płatnicze są jednym z głównych powodów utraty płynności w małych i średnich firmach transportowych. Nawet duża ilość zleceń nie pomoże, jeśli wynagrodzenie nie wpływa terminowo.
Jak się chronić?
✔️ Korzystaj z systemów monitorowania należności i przypomnień o płatnościach.
✔️ Sprawdzaj kondycję finansową nowych kontrahentów – np. poprzez raporty gospodarcze lub rejestry KRD/ERIF.
✔️ W razie problemów – nie zwlekaj z windykacją, rozważ sprzedaż wierzytelności na giełdach długów.
5. Praca „na słowo” – brak pisemnych zleceń
Wciąż zdarza się, że zlecenia transportowe przyjmowane są telefonicznie lub przez komunikatory bez formalnego potwierdzenia. To ogromne ryzyko – w razie sporu brak dowodu ustaleń skutkuje problemami z dochodzeniem zapłaty.
Pamiętaj:
✔️ Każde zlecenie potwierdzaj pisemnie – e-mail, system TMS lub platformy transportowe.
✔️ Precyzyjnie określ w zleceniu: zakres usługi, wynagrodzenie, terminy, odpowiedzialność.
6. Ubezpieczenie niedopasowane do działalności
Polisa OC przewoźnika to standard, ale jej zakres często nie obejmuje np. kradzieży z parkingu niestrzeżonego, uszkodzeń podczas załadunku, czy przewozu towarów wysokiego ryzyka.
Jak się zabezpieczyć?
✔️ Regularnie analizuj zakres swojej polisy – co obejmuje, a czego nie.
✔️ Dostosuj ubezpieczenie do rodzaju przewożonego towaru i realiów działalności.
✔️ Rozważ dodatkowe polisy – np. OCP z rozszerzeniem o kradzież, czy ubezpieczenie ładunku CARGO.
Pułapki czyhające na firmę transportową – prewencja zawsze kosztuje mniej niż konsekwencje zaniedbań.
Branża transportowa nie wybacza błędów, ale na wiele ryzyk można się skutecznie przygotować. Zasada jest prosta: prewencja zawsze kosztuje mniej niż konsekwencje zaniedbań.
Dlatego warto:
- Weryfikować kontrahentów,
- Dbać o dokumentację i procedury,
- Śledzić zmiany przepisów,
- Inwestować w szkolenia i systemy wsparcia,
- Dopasowywać ubezpieczenia do skali i rodzaju działalności.
Profesjonalnie prowadzona firma transportowa to nie tylko przewóz towaru, ale kompleksowe zarządzanie ryzykiem i odpowiedzialnością – to jedyny sposób, by budować stabilny, rentowny i odporny na kryzysy biznes w TSL.
