System ICS2 w transporcie drogowym: kto odpowiada za ENS i jak uniknąć odrzucenia zgłoszenia

ICS2 to unijny system wcześniejszej informacji o ładunku. Dane z wejściowej deklaracji skróconej, czyli ENS, służą organom celnym do analizy ryzyka bezpieczeństwa przed przybyciem towaru do obszaru celnego UE. Obowiązek dotyczy towarów wprowadzanych do UE lub przewożonych przez jej obszar z państwa trzeciego. Nie należy go mylić ze zwykłym przewozem wewnątrzunijnym.

Dla transportu drogowego wymagania Release 3 zaczęły obowiązywać 1 kwietnia 2025 roku. Po okresie wdrożeniowym i czasowych derogacjach Komisja Europejska wskazuje, że od 1 czerwca 2026 roku każda przesyłka wchodząca do UE powinna mieć ważną ENS złożoną bezpośrednio w ICS2 albo, w państwach korzystających z opcji NCTS-P6, komplet danych ENS w połączonym zgłoszeniu tranzytowym.

W praktyce oznacza to, że przygotowanie transportu zaczyna się jeszcze przed podjazdem pojazdu do granicy. Dane potrzebne do oceny ryzyka mogą znajdować się u różnych podmiotów: przewoźnika, spedytora, eksportera, importera i czasem kolejnych pośredników.

Jeżeli odpowiedzialność za ich zebranie i przekazanie zostanie ustalona dopiero po załadunku, czasu na uzupełnienie braków lub poprawienie błędów może być już niewiele.

Kto odpowiada za złożenie ENS

Zasadą ogólną jest odpowiedzialność przewoźnika, który wprowadza towar do obszaru celnego UE. Nie oznacza to jednak, że przewoźnik zawsze posiada wszystkie prawnie wymagane dane.

Gdy część informacji posiada inny uczestnik łańcucha, na przykład spedytor, importer lub odbiorca, możliwe są dwa modele:

• Single filing - jeden podmiot składa kompletną ENS zawierającą wszystkie wymagane dane.
• Multiple filing - kilka podmiotów składa powiązane części ENS, które razem tworzą kompletną deklarację.

Przy multiple filing potrzebne jest wcześniejsze porozumienie określające, kto przekazuje konkretny zestaw danych i w jakim terminie.

Samo założenie, że „agencja celna się tym zajmie”, nie daje więc jasnego podziału odpowiedzialności. Jeszcze przed realizacją transportu powinno być wiadomo, kto posiada potrzebne informacje i kto odpowiada za ich przekazanie.

Jak działa multiple filing w praktyce

Multiple filing jest przydatne wtedy, gdy przewoźnik zna dane na poziomie głównej umowy przewozu, ale nie posiada szczegółowych informacji na poziomie house consignment lub danych handlowych dotyczących kupującego i sprzedającego.

Aby system mógł połączyć częściowe zgłoszenia, uczestnicy muszą wcześniej wymienić odpowiednie identyfikatory. Oficjalne FAQ ICS2 wskazuje w szczególności numery EORI przewoźnika i podmiotu składającego dane house-level oraz numer umowy przewozu wykorzystywany do powiązania zgłoszeń.

To właśnie tutaj pojawia się jedno z istotnych ryzyk operacyjnych. Każda część może zostać wysłana, ale jeżeli dane wykorzystywane do powiązania zgłoszeń nie są spójne, częściowe zgłoszenia mogą nie zostać prawidłowo połączone.

Dlatego osoba koordynująca transport powinna mieć nie tylko informację, że dane zostały wysłane, ale również potwierdzenie ich prawidłowego przyjęcia i powiązania.

Dane, które trzeba zebrać przed wyjazdem

Dokładny zakres wymaganych pól zależy od modelu biznesowego i rodzaju zgłoszenia. Operacyjna checklista powinna jednak obejmować co najmniej następujące grupy danych:

• identyfikację zgłaszającego i uczestników, w tym właściwe numery EORI,
• dane przewoźnika oraz środka transportu,
• urząd celny pierwszego wprowadzenia i planowaną trasę,
• numery dokumentów i umów przewozu wykorzystywane do powiązania danych,
• nadawcę, odbiorcę, kupującego i sprzedającego tam, gdzie są wymagani,
• precyzyjny opis towaru, liczbę sztuk, rodzaj opakowań, masę oraz wymagane kody towarowe,
• dane na odpowiednim poziomie przesyłki, bez niedopuszczalnego łączenia różnych towarów w jeden ogólny opis.

Opis towaru powinien pozwalać organom celnym na przeprowadzenie analizy ryzyka. Sformułowania takie jak „części”, „towar przemysłowy”, „akcesoria” czy „materiały” mogą być zbyt ogólne.

Dane powinny być również spójne z fakturą, packing listą, dokumentem przewozowym i instrukcją celną.

Pięć kontroli jakości przed wysłaniem ENS

1. Kontrola kompletności

Należy sprawdzić, czy wszystkie wymagane pola są dostępne dla konkretnego komunikatu i modelu transportu. Walidacja techniczna nie zastępuje oceny, czy dane są merytorycznie kompletne.

2. Kontrola zgodności dokumentów

Opis towaru, liczba opakowań, masa, strony transakcji i numery referencyjne powinny być zgodne w fakturze, liście pakowej, CMR, zleceniu i ENS.

Rozbieżność wykryta przed wyjazdem jest korektą. Ta sama rozbieżność wykryta na granicy może oznaczać opóźnienie.

3. Kontrola identyfikatorów łączących

W multiple filing numery EORI i odniesienia wykorzystywane do powiązania zgłoszeń muszą być spójne u wszystkich zgłaszających.

Warto ustalić jeden format zapisu numerów i ograniczyć ryzyko ich ręcznego modyfikowania przez poszczególnych uczestników procesu.

4. Kontrola statusu

Proces nie kończy się na wysłaniu komunikatu.

Trzeba monitorować jego przyjęcie, ewentualne żądania dodatkowych informacji, odrzucenie oraz dalszy status procesu. Niekompletne lub nieprawidłowe dane mogą prowadzić do dodatkowych pytań, konieczności korekty lub opóźnienia wejścia towaru.

5. Kontrola czasu

Osoba odpowiedzialna za proces powinna znać moment, w którym kompletna ENS musi być gotowa, i pozostawić czas na ewentualne poprawki.

Zbieranie brakujących danych handlowych dopiero wtedy, gdy kierowca jest już w drodze do urzędu pierwszego wprowadzenia, znacząco ogranicza możliwość reakcji.

ICS2 czy NCTS-P6

W części państw dane ENS dla transportu drogowego i kolejowego można przekazać razem ze zgłoszeniem tranzytowym w NCTS-P6.

Jest to opcja zależna od wdrożenia w danym kraju, a status poszczególnych państw może się zmieniać. Komisja Europejska publikuje aktualną tabelę NCTS-P6 State of Play.

Nie należy więc zakładać, że jeden model będzie działał na każdej granicy. Przed realizacją transportu warto sprawdzić:

• państwo pierwszego wprowadzenia,
• aktualny model obsługi ENS w tym państwie,
• czy połączone zgłoszenie zawiera kompletny zestaw danych,
• kto odpowiada za komunikaty zwrotne i ewentualne korekty.

Jeżeli dany kraj nie korzysta z odpowiedniej opcji NCTS-P6, potrzebna jest odrębna ENS w ICS2.

W ICS2 najważniejsze są dane przed wyjazdem

ICS2 nie zaczyna się w momencie, gdy pojazd dociera do granicy. W praktyce najważniejsza część procesu odbywa się wcześniej - podczas zbierania i weryfikacji danych oraz ustalania, kto odpowiada za ich przekazanie.

Przy single filing cały zestaw danych trafia do jednego zgłoszenia. Przy multiple filing informacje mogą pochodzić od kilku uczestników łańcucha, ale muszą zostać prawidłowo powiązane i utworzyć kompletną ENS.

Dlatego z perspektywy organizacji transportu największe znaczenie mają wcześniejsze zebranie informacji, jasny podział odpowiedzialności i kontrola statusu zgłoszenia przed dotarciem pojazdu do granicy.

--

Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny. Wymagania i rozwiązania dotyczące ICS2 oraz NCTS-P6 mogą ulegać zmianom, dlatego przed realizacją transportu należy zweryfikować aktualne zasady i wytyczne Komisji Europejskiej oraz właściwych organów celnych.